Ik zie dit zo vaak misgaan. Iemand binnen de organisatie benadert je met het verzoek om iets aan te passen in TOPdesk. Wat ik vaak zie gebeuren, is dat dit zonder enige overweging direct wordt uitgevoerd. Mijn tip: DOE DIT NOOIT, ongeacht wie het vraagt.
Doordat aanpassingen direct worden doorgevoerd, wijkt men snel af van de standaardconfiguratie, en verlies je de controle over de systeeminrichting. Dit leidt tot een gebrek aan uniformiteit in processen.
In negen van de tien gevallen zal je ontdekken dat wat ze willen niet tot het gewenste resultaat leidt, en word je gevraagd om verdere aanpassingen te doen. Dit is wat ik noem “pleisters plakken”. Dit maakt je TOPdesk-omgeving instabiel en verwarrend voor zowel (eind)gebruikers als beheerders. Voordat je het weet, raak je verstrikt in een chaos.
Daarom is het essentieel om altijd door te vragen. Vraag waarom ze de gewenste aanpassing nodig hebben, welk probleem ze ermee proberen op te lossen, en laat hen het proces uitleggen.
Als TOPdesk-beheerder ben jij degene die het beste de impact van de voorgestelde wijziging kan beoordelen. Heeft het invloed op processen, (eind)gebruikers, een specifieke afdeling of zelfs de hele organisatie? Als beheerder behoud je het overzicht.
Voer tests uit in een testomgeving die identiek is aan de productieomgeving om de beste oplossing te vinden. Vaak ontdek je dat er betere oplossingen binnen de standaardconfiguratie mogelijk zijn. Presenteer deze opties, zodat ze kunnen zien wat het resultaat is en of het wenselijk is.
Neem de regie als beheerder. Op deze manier houd je jouw TOPdesk-omgeving beheersbaar, eenvoudig en gestandaardiseerd, wat resulteert in een goed functionerende TOPdesk voor (eind)gebruikers.
Onthoud: Standaardiseren = automatiseren. Hoe meer standaardisatie, hoe meer automatisering mogelijk is. Dit geeft meer tijd voor het uitvoeren van uitzonderingen en complexere zaken.